L'archivage numérique

Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits et reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité (article L211-1 du Code du patrimoine).

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Il convient d’assurer une bonne conservation des documents et des données numériques produites et reçues par vos administrations.

Afin de répondre à vos besoins, le CDG06 a adhéré au Système d’Archivage Electronique (SAE) proposé par le CDG59 : le "SESAM", Système Electronique Sécurisé d’Archivage Mutualisé.

Ce système garantit la sécurité, la lisibilité, la pérennité et l’intégrité des documents numériques.
Cette solution permet notamment la conservation de documents nativement numériques, de flux dématérialisés (des flux comptables…), de documents numériques des applications (par exemple : logiciels RH, Gestion Electronique de documents …).
La Mission Archivage vous propose un accompagnement visant à préparer votre production électronique en vue de son intégration dans une salle d’archives virtuelle ou Système d’Archivage Electronique (SAE).

Un état des lieux permet :

  • d’inventorier les documents produits et reçus, qu’ils soient papier et électronique,
  • d’analyser leur gestion quotidienne (circulation des documents, étapes de validation, multiplication des exemplaires, numérisation, etc.)
  • d’optimiser le fonctionnement du ou des service (s).

Par la suite, il pourra être établi, avec le service concerné, un plan de classement de l’arborescence et un plan de nommage de façon à identifier les documents destinés à être transférés dans le SAE et à en contrôler les accès.

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